Viele Menschen klagen über Termindruck und Zeitnot und haben ständig das Gefühl, dass der Tag noch ein paar Stunden bräuchte, um mit allen Aufgaben fertig zu werden. Leider steigen in unserer schnelllebigen Welt die Anforderungen tatsächlich, oft sind es aber schlechte Zeiteinteilung, „Zeitsünden“ und nicht vorhandene Tagesplanung, die uns daran hindern, mit der vorhandenen Zeit gut auszukommen. Wie läuft dein Arbeitstag normalerweise ab? Kannst du ihn dir gut einteilen?
Vielleicht ertappst du dich ja selbst bei ein paar „Zeitsünden“?
Oft macht man zu viel auf einmal, statt das Tempo zu drosseln und zielgerichtet zu arbeiten. Viele Menschen haben einen chaotischen Schreibtisch, andere verlieren Zeit durch Perfektionismus oder Ja-Sagen, obwohl sie es damit nur jemandem Recht machen möchten. Zeit haben, heißt oft einfach NEIN sagen!
Aber auch keine oder eine schlechte Zeitplanung können Schuld an Zeitnot sein: keine Erholungspausen oder zu wenig Zeit für Unvorhergesehenes eingeplant, zu wenig Zeit für Telefonate, Gespräche und Korrespondenz reserviert, etc.
Entscheidend ist es, seine Aufgaben nach Prioritäten einteilen zu können und klar zu wissen, was wie schnell und wann erledigt werden muss.
Auch die persönliche Leistungskurve zu kennen und wichtige Aufgaben in die Leistungshochs und Routinetätigkeiten in die Leistungstiefs zu legen, ist sehr hilfreich.
Vielen Menschen kann die Einführung einer „stillen Stunde“ im Leistungshoch, in denen keine Störungen und Unterbrechungen gestattet sind, den Tag retten.
Störungen wirken sich fatal auf die Konzentration sowie Motivation aus und sollten möglichst reduziert werden. Mögliche Maßnahmen können sein: Zeiten der Erreichbarkeit reduzieren, indem z.B. fixe Telefonzeiten eingeführt werden oder das Handy auch mal abgeschaltet bleibt. E-Mails nur stündlich oder gar nur zwei- bis dreimal täglich abzurufen und zu bearbeiten, ist sehr befreiend. Wenn KollegInnen ständig dienstlich stören, kann mit fixen Besprechungszeiten geantwortet werden. Kommen sie zum Plaudern, kannst du auf die Pausen verweisen. Auch im Umgang mit MitarbeiterInnen und/oder dem Vorgesetzten helfen fixe Besprechungszeiten, sich an den Tagesplan zu halten.
Zuletzt sind auch "sich Sorgen machen" und "Probleme wälzen" alt bekannte Zeit- (und Energie-)Fresser, die aber mit etwas Mut und Phantasie gut in ihre Schranken verwiesen werden können.
Ich hoffe, ich konnte dir ein paar Tipps geben, deinen Tag besser zu planen. Ich wünsche dir einen schönen Tag.
Herzlichst,
deine Cornelia Pessenlehner
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